20 Feb Optimale & rechtskonforme Tools für E-Rechnung bei B2B-Onlineshops
E-Rechnungen sind nicht nur seit 1. Januar für umsatzsteuerpflichtige B2B-Unternehmen verpflichtend, sondern bieten nach der optimalen technischen Integration geeigneter Software-Lösungen diverse Vorteile für B2B-Unternehmen. Die Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung für B2B Unternehmen ist nachhaltig, transparent, wird Kosten senken und Effizienz steigern.
Das Erstellen und Versenden von strukturierten Rechnungen mit XML-Daten führt durch automatisierte Erstellung, automatisierten Versand und automatisierte Archivierung zu vereinfachten Arbeitsprozessen, schnellerer Zahlungsabwicklung und besserem Cashflow.
E-Rechnungen werden mit geeigneten Software-Lösungen in Echtzeit rechtskonform verarbeitet. Die Anbindung an bestehende Fibu, ERP- und Buchhaltungssysteme ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bis hin zum Steuerberater. Weiterer großer Vorteil ist die reduzierte Fehlerquote. Manuelle Eingabefehler entfallen, es gibt weniger Rückfragen und insgesamt effizientere Arbeitsabläufe.
E-Rechnung erfolgreich anbinden & zuverlässig im Einsatz mit der JTL-Wawi
Bei etlichen unserer Kunden haben wir die Vorgaben für E-Rechnung bereits erfolgreich mit JTL-WaWi umgesetzt und zuverlässig im Einsatz. Neben der Erstellung & dem Versand von E-Rechnungen aus der JTL-Warenwirtschaft, bietet diese auch die Möglichkeit, E-Rechnungen mit Nutzung eines Tools einfach und gesetzeskonform zu empfangen, zu validieren, zu visualisieren, freizugeben, zu kontieren und zu archivieren. Haben Sie Fragen zur Anbindung und technischen Integration, beraten wir Sie gerne.
Gesetzliche Rahmenbedingungen für die E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht gilt seit 2020 für öffentliche Auftraggeber. Nun wurde die Pflicht, E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten zu können auf alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ausgeweitet, die B2B tätig sind. Das Bundesfinanzministerium schreibt dazu: „Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen.“
Eine E-Rechnung mit aktuellem Datum muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Eine Rechnung im PDF‑Format ist ein unstrukturiertes Dokument und wird dann als sonstige Rechnung eingestuft.
Übergangsregelungen
Folgende Übergangsregelungen gelten laut Bundesfinanzministerium: Bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung eine sonstige Rechnung auszustellen. Eine sonstige Rechnung kann nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
Ausnahmen
Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung gelten nur, wenn es eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht bei Rechnungen B2C und für viele steuerfreie Umsätze.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei:
- Kleinbeträgen bis 250 Euro brutto,
- Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden,
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind wie beispielsweise Vereine.
Bei den Ausnahmen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Umsatzsteuerlich müssen Unternehmer jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre lang aufbewahren.